Ihre Aufgaben

  • In Ihrer Position sind Sie für die Betreuung des Empfangsbereichs und für das Telefonmanagement sowie die Postbearbeitung zuständig.
  • Sie koordinieren und organisieren sowohl Reisen wie auch interne und externe Meetings und führen diverse Korrespondenz in Deutsch und Englisch.
  • Zu Ihren Aufgaben gehören organisatorische Unterstützung und Terminkoordination für die Geschäftsführung und unsere Abteilungen sowie Aufbereitung von diversen Unterlagen.
  • Neben der Abwicklung von Bestellprozessen über verschiedene Plattformen (z.B. BBG-Beschaffungsportal, rs2) gehören die Rechnungsabwicklung und -prüfung zu Ihren weiteren Tätigkeiten.
  • Sie sind zuständig für die Pflege diverser Datenbanken (u. a. Postbuch, Adressbuch), Anlegen von Vergabedokumenten und Dokumentenaufbereitung.
  • Weiters unterstützen Sie unser Facility Management und andere Abteilungen und Teams durch unterschiedliche Assistenzleistungen.

Ihr Profil

  • Sie besitzen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. HAK oder vergleichbare Ausbildung.
  • Mindestens 5 Jahre einschlägige Berufserfahrung vor allem in den Bereichen Buchhaltung, Assistenz bzw. Unternehmenssekretariat setzen wir voraus.
  • Stilsicheres Deutsch inkl. ausgezeichneter Rechtschreibkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse (Wort und Schrift) sind ein Muss.
  • Zu Ihren Stärken gehört ein eloquentes Auftreten, Sie sind serviceorientiert, freundlich und professionell.
  • Sie haben ausgezeichnete MS-Office Kenntnisse (Word, Excel, Power-Point, Outlook).
  • Sie sind eine zuverlässige Person, die auf Loyalität und Diskretion Wert legt.

Wir bieten

  • Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Nach der Einschulungsphase einen Tag Homeoffice nach Absprache
  • Betriebliche Gesundheitsförderung und Mitarbeiter:innen-Events
  • Gute Verkehrsanbindung und Essenszuschuss

Wenn Sie nun Teil des viadonau-Teams werden wollen, eine selbständige und kollegiale Person sind sowie Work-Life-Balance zu schätzen wissen, dann schicken Sie eine E-Mail inklusive Lebenslauf unter Angabe der Referenznummer 202113 an jobs[at]viadonau.org.

Ihr Mindestgehalt beträgt 2.200 EUR brutto pro Monat – individuelle Angebote werden wir Ihnen auf Basis Ihrer Ausbildung und Berufserfahrung unterbreiten.

Unser Jobangebot Team-Assistent:in (Wien) für Sie als PDF